- Das Material ist in einer Standardmaterialliste definiert.
- Weil es definierbar ist, können Min und Max Mengen festgelegt werden.
- Weil Mengen festgelegt werden können, kann der benötigte Lagerplatz geplant oder definiert werden.
- Bei unterschreiten der Mindestmenge löst der Mitarbeiter die Bestellung aus.
- Die Verwaltung bestellt.
- Der Wareneingang wird in der Werkstatt geprüft.
- Die Rechnungsprüfung wird durch die Verwaltung vorgenommen.

Damit werden die üblichen Besteller, das sind im Handwerk normalerweise Meister und Arbeitsvorbereiter, in ihrer normalen Tätigkeit um 20 bis 30% Arbeitszeit entlastet.

Diese Restedefinitionen erhalten genaue mm Masse (z.B.: Alle Stangenreste unter 1000mm sind Abfall), nach denen ein Material im Betrieb verbleiben darf oder zu klein und somit Abfall ist. Häufig ist mit einer solchen Restedefinition gleich das Verhalten zu definieren, wie das Material zu behandeln ist. Damit wird aus der reinen Restedefinition eine Orgaregel, beziehungsweise beide Funktionen vermischen sich. Wichtig ist jedoch für beide, dass sie schriftlich und ausgedruckt am Verarbeitungsort des Materials aufgehängt werden.

Es ist nicht nachvollziehbar, dass Inhaber von Ihren unordentlichen Mitarbeitern erzählen und es deswegen im Betrieb so furchtbar aussähe. Solange es in der Werkstatt kein Prinzip der Schriftlichkeit gibt, und der Bluetooth- Anschluss zum Hirn des Inhabers noch Mängel aufweist, haben Mitarbeiter keinen Grund, irgendwelche Wunschregeln des Chefs einzuhalten. Es wäre eine Zumutung für die Mitarbeiter, sich den Kopf des Inhabers zu zerbrechen.

Also tun Sie sich und den Mitarbeitern bitte zukünftig einen Gefallen: Schreiben Sie auf, was sie von ihnen erwarten und hängen Sie dies öffentlich aus. Nur dann können Sie Erwarten, dass Ihre Mitarbeiter sich daran halten.

Die Gründe:

Kein Mensch bezahlt Ihnen die Arbeitszeit, in der aus ordentlich beschrifteten Pappkartons das Material in die schlecht oder gar nicht beschrifteten Plastikboxen umgeschüttet wird. – Es gibt keinen Grund, das Material umzukippen, außer (aufgepasst für alle Monteure): Der Karton würde brechen, wenn das Material mit Verpackung entnommen wird. Das kann vorkommen bei besonders schweren Montagebolzen o.ä., wo der Karton dem Gewicht nicht standhält. – Oft entspricht der Inhalt der Schüttboxen nicht dem Rauminhalt der Pappkartons, so dass Reste in den Kartons bleiben, für die nirgendwo Platz vorgesehen ist, um sie aufzubewahren. Das heißt, das System wird sofort zum Chaos zurückgeführt! – In den Schüttboxen ist bei Schüttgut nicht ablesbar, wann eine Mindestmenge unterschritten ist. Es müssten extra Markierungen angebracht werden oder das Material gezählt werden, was beides aussichtslos ist für eine zügige Arbeitsweise. Zu deutsch: Es macht keiner, damit sind die Mindestmengen undefiniert und bleiben es.

Es gibt nur einen einzigen Grund, Schüttboxen zu benutzen, und das ist: Wenn Ihr Material in Tütenform geliefert wird und das Risiko besteht, dass das Material aus der angebrochenen Tüte auf dem Regalboden verloren geht. Dann kann man eine Schüttbox akzeptieren. Das Ersatzmaterial wird dann in der geschlossenen Tüte und dann in die Schüttboxen dazu gestellt, um zu dokumentieren, wann die Mindestmenge unterschritten ist und zwar: Wenn die Kleinteile der geöffneten Tüte alle aufgebraucht sind.

Schüttboxen oder Sichtlagerkästen, wie sie auch noch heißen, könnte man als Versuch 2. Ordnung verstehen, Struktur zu schaffen. Ein Versuch erster Ordnung ist das bestehende Chaos ganz ohne Struktur. Schüttboxen sind leider nicht Strukturbildend, sondern nur die bereits mehrfach beschriebene Vorgehensweise.

In einem großen Konzern wie z.B. Thyssen würde ein Ingenieur niemals sein eigenes Plotter- Papier (Standardmaterial) oder Material für die eigenen Werkstätten bestellen, das ist nicht sein Job. Bei Thyssen plant ein Ingenieur (Arbeitsvorbereiter) nur seine Anlagen in Saudi-Arabien und nimmt die Bestellungen für diese Anlagen vor. Genau das ist die Aufgabe des Arbeitsvorbereiters. Die Planung und Bestellung von Kommissionsmaterial. Nur dafür wird er bezahlt! Alles andere bestellt die Verwaltung- wie beim Paulus-Lager®.

Drastisch ausgedrückt kann man sagen ein Arbeitsvorbereiter hat in der Werkstatt nichts zu suchen. Der reale Materialbestand in einer Werkstatt geht ihn nichts an. Er hat nicht “draußen” nachzusehen, wie viel Material im Haus ist. Er wird nicht für´s Laufen bezahlt. Zukünftig hat er ausschließlich in der Artikelliste nachzuschauen, wie viel als Mindestmenge definiert wurde. Mit dieser Mindestmenge kann er fest planen. Benötigt er mehr Material, als die Mindestmenge vorschreibt, so muss er dieses gesamte Material als Kommissionsware zukaufen. Damit wird es beim Rechnungseingang automatisch auf die richtige Kommission zur Nachkalkulation gebucht und in der Werkstatt automatisch korrekt vorkommissioniert.

Sie sehen: Das Paulus-Lager® sorgt schon hier für deutlich weniger Arbeit und einer fehlerfreien Delegation an die Verwaltung, wo diese Aufgabe auch hingehört.

Genauso wie liquiditätsschädliche Einkäufe bei Ebay oder Großeinkäufe, kosten Insolvenzkäufe unendlich viel Produktivität: Meist werden Regale gekauft. Denkt man. Der Versteigerer hat aber ein Interesse daran, dass der Inhalt mitgenommen wird. Den braucht er so nicht zu entsorgen. Also wird im Allgemeinen alles aufgeladen – Regale und Inhalt und im eigenen Betrieb vor Ort wieder eingelagert. Interessanterweise wird dabei übersehen: Der Vorgängerbetrieb ist insolvent. Das hat doch einen Grund! Darüber sollte der Käufer sehr nachdenklich werden und diesen Regalinhalt also schnellstmöglich entsorgen!

Leider wird dies häufig nicht getan, sondern das gesamte Material inklusive der Regale („Es war ja alles sooo billig!“) in den Betrieb gestellt mit der Maßgabe, dass man daraus produzieren sollte, um im Einkauf zu sparen. Dies ist ein gängiger Irrtum: Die somit aufgebauten Suchzeiten stehen in keinem Verhältnis zum eingesparten Einkaufspreis des Abfallmaterials!

Oder: Wenn Sie Ihre Konkurrenz richtig schädigen wollen, verschenken Sie auf einen Schlag die im Clean-up Projekt ausgeräumten Magazinreste. Danach ist der andere Betrieb praktisch arbeits- und gewinnunfähig. Auch wenn es 20 einwandfreie Stämme Furnier oder 2 Lastzüge gemischte Platten sind – was wollen Sie damit? Es kostet meist nur Liquidität und ganz erhebliche Räumzeiten, bringt kaum Ersparnis im Einkauf weil das Material niemand braucht. Alles Material, das in der Werkstatt unstrukturiert aufbewahrt wird zwingt zudem Ihren Arbeitsvorbereiter und Ihre Mitarbeiter ständig darin zu suchen. Wollen Sie effiziente Prozesse, dann weg mit den Resten.

Merke: Material ist billiger als Zeit! Denn in der Nachkalkulation liegt es unter 50% des Auftragswertes.

Es stellen sich also folgende Fragen:

6. Frage: Welcher Stundensatz ist von Ihnen derzeit am Markt durchsetzbar? ___________€ / Stunde netto

Daraus resultiert auch folgende Frage:

7. Wie viel € könnten Sie jährlich einsparen? D.h. wie viel Mehrgewinn entgeht Ihnen derzeit jährlich in einem 5- Mann Betrieb aufgrund falscher Abläufe und zu hoher Suchzeiten?

Tabelle!!!!

Fazit:

Praktisch alle Betriebe, die alle Maschinen haben, die zu ihrer Betriebsgröße passen, können nur noch über die besseren internen Prozesse zusätzliche Produktivität und somit deutlich mehr Gewinn heben.

Prozessoptimierung in der Arbeitsvorbereitung und in der Werkstatt mit Hilfe der korrekten Disposition und der Optimierung des Lagers sind ein wichtiger Schritt dazu.

Heute wird das Thema Großeinkäufe betrachtet.

Genauso vernichtend auf die Produktivität und Liquidität wie die im letzten Lagertipp angesprochenen Ebay- Einkäufe wirken Großeinkäufe. „Am Jahresende (2007) steigt der Metallpreis um 5%, kaufen Sie noch eine Palette Fenstergetriebe!“ hat mir ein Prokurist als Verlockung durch den Außendienst erklärt. Bis Mitte 2008 war kein Stück davon verarbeitet. Es war nämlich eine Länge, die fast nie verarbeitet wird (vermutlich war es deshalb billig) – also ein absolutes Eigentor in Sachen Liquidität und Produktivität!

Damit sich der Großeinkauf lohnt, muss übrigens immer erst Ihr aktueller Konto-Korrentzins, die Einlagerungs-, Raumkosten usw. im Preisvorteil sichtbar sein. Wenn also nicht mindestens 15% Preisvorteil zum regulären Preis gegeben werden, brauchen Sie gar nicht anfangen darüber nachzudenken dies Material zu kaufen, die Denkzeit kostet zusätzlich!

Meist gilt hier: Gier frisst Hirn!

Sie sollten sehr genau Ihren Verbrauch über das Jahr kennen. Selbst wenn dieses Material grundsätzlich häufig verarbeitet wird lohnen sich keinesfalls Einkäufe in Halbjahres- Mengen! Schließlich wird Ihre Liquidität ein halbes Jahr gebunden, der Kontokorrent künstlich tiefer gelegt! Auch wenn die Einheit im Halbjahreseinkauf günstiger zu sein scheint.

Also gilt: Finger weg von Sonderangeboten und Überbeständen! Liebe Leser, glauben Sie Frau Paulus, es ist ihr tägliches Brot dieses teuer erworbene Material, das schnell technisch veraltet ist, aus den Betrieben zu räumen, um sie wieder wettbewerbsfähig zu machen.

In vielen Betrieben ist ein Ersttermin für die Inhaber eine schlimme Sache. Im Bestreben Informationen zu gewinnen, stellt die Beraterin Fragen wie: „Was ist das für eine Kommission Kanten auf der Palette?“ Und schon zeigt sich: „Äh, das wurde günstig bei Ebay gekauft!“. – „Dunkelblau? Ist das etwa Standardmaterial?“ fragt die Beraterin irritiert. „Nein, hat aber nur 20.-€ gekostet! Und wir können sie überlackieren.“ Das Problem dabei sind die sich aufbauenden Suchzeiten, der Betrieb wird um dies Material herumarbeiten müssen und damit sinkt die Produktivität schneller als sie über die Einsparung steigen könnte.

Jedem Betrieb empfehle ich deshalb, Ebay zum Verkauf zu nutzen. Allerdings beachten Sie bitte die 2 jährige Gewährleistungsfrist da Sie als Firma verkaufen. Bloß nutzen sie es bitte nicht zum Einkauf!

Weit davon entfernt ist die Realität. In praktisch jedem Projektbetrieb gibt es folgende schwerwiegend fehlerhaften Umgang mit Dateien: – Projektdateien, die jeder Mitarbeiter auf seinem eigenen Rechner unter seiner eigenen Bezeichnung speichert – Projektdateien, die jeder Mitarbeiter unter seiner eigenen Bezeichnung im Speicherbereich von EDV-Programmen speichert – Projektdateien, die jeder Mitarbeiter nach seinem Gusto benennt.

Dieser o.g. Umgang mit Dateien ist eine Katastrophe für effiziente Abläufe in der Arbeitsvorbereitung, zudem ist eine Sicherung unmöglich. Es gelten für alle Projektdateien folgende, verbindliche Spielregeln: – Sie liegen im Netzwerkbereich, auf den jeder zugreifen kann – Es gibt die Struktur für eindeutige, verwechslungsfreie Dateinamen – Es gibt einen standardisierten Aufbau der Ordner für Projekte – Jeder zuständige Mitarbeiter hat Zugriff auf alle relevanten Dateien und sie werden täglich gesichert.

In Sachen Aktenplan in der EDV für die Verwaltungsdateien (so dass alles gefunden werden kann!) kann ich auf Frau Brigitte Jahn, www.bm-jahn.de verweisen, die eine ideale Struktur je nach Firmengröße mitbringt.